Er wordt gebruik gemaakt van een locatie of een systeem waar documenten tijdelijk worden opgeslagen voordat zij een archiefstatus (definitief) krijgen. In die ‘dynamische’ fase is het zaak goede afspraken te maken om achteraf kwesties te voorkomen. Een voorbeeld is SharePoint dat je zonder goede afspraken niet goed toekomstgericht kunt gebruiken.

In de vervolgfase, ‘semi-statisch’, zouden documenten onder organisatiebeheer in een archiefsysteem opgenomen te moeten worden. Ook hier geldt dat strikte afspraken nodig zijn om kwesties te voorkomen.

Wanneer documenten hun bewaartermijn hebben doorlopen is het zaak deze te vernietigen zolang er geen historische en wetenschappelijke bewaarbehoefte is. Ook hier geldt dat afspraken nodig zijn om kwesties te voorkomen.

DigiTrans helpt in alle fasen van de informatielevenscyclus tot afspraken te komen en die te borging.